Factura Electrónica

Siguiendo con los artículos destinados a la PAe y siguiendo con el esquema marcado en nuestro 1º artículo hoy hablamos de la eFactura. 

Definición:

Se entenderá por factura electrónica aquella factura que se ajuste a lo establecido en el Real Decreto 1619/2012 apartado 9 y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico.

• Requisitos para el receptor
  1. Disponer del software adecuado para la validación de la factura dependiendo del formato de generación.
  2. Almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y firma)
• Requisitos para el emisor
  1. 1. Tener el consentimiento previo del receptor de las facturas. La necesidad de que el destinatario de la factura electrónica de su consentimiento se encuentra expresamente establecido en el artículo 232 de la Directiva 2006/112/CE que dispone que “el uso de la factura electrónica estará condicionado a su aceptación por el receptor.”.
  Como debe dar consentimiento el destinatario de la eFactura: Dado que procede aplicar el mismo trato a la facturación en papel y la facturación electrónica, para determinar la aceptación de una factura electrónica por el destinatario se podrían aplicar criterios similares a los que se aplican para determinar la aceptación de una factura en papel. Cabe citar, entre otros, cualquier aceptación por escrito, ya sea formal o no, o el acuerdo tácito mediante, por ejemplo, el procesamiento o el pago de la factura recibida. En cualquier momento el destinatario que esté recibiendo facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel. En tal caso, el proveedor deberá respetar el derecho de su cliente y proceder en el sentido solicitado a partir de la recepción de dicho comunicado.
  1. Garantizar la autenticidad del origen (identidad) y la integridad de las facturas: esto es posible gracias a los certificados digitales de pertenencia a empresa y certificado de persona jurídica.
  2. Almacenar la facturas digitalmente tal y como fueron enviadas, incluyendo la factura y la firma electrónica de la misma.
  3. Proporcionar al receptor el software adecuado que le permita validar las facturas firmadas.

Ventajas de la e-Factura: Reducción de costes, no sólo los directos (impresión, correo, etc) sino de los llamados costes ocultos (reducción de los plazos de cobro, mejora en la gestión administrativa, reducción de costes de almacenamiento y archivo, etc). Actualmente las empresas reciben gran cantidad de facturas por medios distintos al papel, pero la mayoría no cumplen los requisitos formales para ser una e-Factura. De hecho, las empresas que envían a sus clientes las facturas en formato distinto al papel, lo hacen un 71,7% en formato pdf y un 15,0% en formato XLM. Además los medios utilizados son; correo electrónico, descargas web, correo postal y mensajería (en muchas ocasiones se adelantan por mail  después se envían en papel). Mi opinión es que, aunque ya se aceptan en muchas empresas las facturas enviadas simplemente por mail (en formato pdf), la idea de la eFra es mucho más amplia, es que sirva como prueba/justificante tanto para el emisor como para el receptor, apunta en la dirección de automatizar todos los procesos (contables, fiscales, bancarios, etc). Para esto todavía nos falta mucho.