Libro de actas y de socios por vía telemática

A partir de la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, la legalización de los libros que exige el Código Mercantil como obligatorios se llevará a cabo por vía telemática (libro diario, Inventario y cuentas anuales, actas y socios).

Hasta ahora, era habitual presentar en este formato los libros de cierre del ejercicio contable, ahora además va a ser obligatorio. Respecto del libro de actas y de socios lo normal era legalizar estos libros en blanco de tal manera que cuando los mismos se completaban, se volvía a solicitar la legalización de un nuevo libro en blanco.

Esto cambia y a partir de este año (2014) estas actas y registro de socios, deberán presentarse por este nuevo formato telemático. Aquellas empresas que dispongan de libros de actas legalizados y aún no completos, podrán continuar reflejando las actas hasta terminar con el vigente legalizado.

El plazo para la legalización de estos libros es de cuatro meses tras el cierre del ejercicio social (es decir como el de los libros diario e inventario y cuentas anuales), por ejemplo si el ejercicio se cierra a 31/12/2014, el último dí a para legalizar y remitir al registro las actas del ejercicio será el 30 de abril de 2015.

También supone el nuevo pago de una tasa al registro mercantil, ya que los libros de actas y socios se legalizaban una vez y eran utilizados en varios ejercicios (en rara ocasión hemos tenido que legalizar un nuevo libro de registro de socios y el de actas también ha sido poco frecuente su renovación).

Dicho lo anterior y por si alguno le pudiera interesar, el artículo 18 de esta ley (L 14/2013) recoge la posibilidad de legalizar los libros de forma voluntaria con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha ahí recogidos.

En principio, todos los Libros de actas  en soporte físico (papel) que actualmente estén legalizados y pendientes de ser completados, deberán finalizarse ya que el artículo 106 del Reglamento Mercantil establece "que no podrá legalizarse un nuevo libro de actas en tanto no se acredite la integra utilización del anterior, salvo que se hubiere denunciado la sustracción del mismo o consignado en acta notarial su extravío o destrucción".

En el primer envió se deberá facilitar la justificación de el cierre del libro anterior con un comunicado como el que facilita el propio registro mercantil de Madrid  (http://www.rmercantilmadrid.com/RMM/Downloads/cierre%20libros.pdf).

Es importante subrayar, que respecto de la publicidad tanto de las Actas de los Consejos de Administración como las de las Junta, el contenido recogido en las mismas no será público, manteniéndose encriptadas gracias al código alfanumérico que se origina al registrarlas.

Otro aspecto a destacar, es la importancia que la legalización de los libros tiene en el ámbito concursal, ya que va a poder incidir en su calificación como culpable (artículo 164 de la Ley Concursal)